Politik for persondata – kundeoplysninger

Denne politik for behandling af personoplysninger gælder for følgende selskaber:

Silkeborg Forsyning A/S
Silkeborg Varme A/S
Silkeborg Genbrug og Affald A/S
Silkeborg Spildevand A/S
Silkeborg Vand A/S
Silkeborg Forsyning Erhverv A/S

Selskaberne kaldes i det følgende for ”Silkeborg Forsyning”, ”vi”, ”vores” eller ”os”.

Beskyttelse af dine personoplysninger

Vi tager behandling af dine personoplysninger alvorligt.
Vi sikrer rimelig og gennemsigtig behandling af dine personoplysninger.
Denne politik for behandling af personoplysninger fortæller, hvordan vi behandler dine personoplysninger og til hvilke formål. Vi sikrer desuden, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med gældende persondatalovgivning.
Vi behandler ikke personoplysninger i forbindelse med brugen af cookies – se nærmere herom i vores cookiepolitik.

Dataansvarlig - kontaktoplysninger

Silkeborg Forsyning A/S er dataansvarlig og kan kontaktes via følgende oplysninger:

Cvr.nr.: 31935520
Adresse: A. C. Illums Vej 11
Telefon: 89206400
E-mail: mail@silkeborgforsyning.dk, mærket med „personoplysninger“

Vi behandler følgende personoplysninger om dig

Vi behandler de personoplysninger, der er nødvendige for at opfylde Silkeborg Forsynings forsyningspligt eller det løbende aftaleforhold, hvilket er følgende personoplysninger:

Navn
Adresse
CPR-nummer
Fødselsdato
Telefonnummer (fastnet)
Mobilnummer, (hvis oplyst af dig)
Telefonnummer (arbejde, hvis oplyst af dig)
E-mailadresse (hvis oplyst af dig)
Eventuelt CVR-nummer
Målernummer
Kundenummer
Installationsnummer
Oplysninger om boligforhold og -type
Ejendomsnummer
Oplysninger om affaldsbeholdere og tanktype (tømningsordning)
Billeder af vand-/varmemålere og installationer, affaldsbeholdere og standplads
Forbrugsdata, dvs. vand og varme målerdata/vandforbrug/vandafledning til brug for afregning. Indhentes via fjernaflæsning som time og døgn værdier. Aflæsninger via aflæserkort
Oplysninger om betalinger, restancer eller inddrivelsesskridt
Eventuelle mails og korrespondance med kunder, herunder eventuel registrering af relevante forhold i telefonsamtale
Eventuelle klagesager
Eventuelle statistiske afvigelser
Eventuelle oplysninger om flytning, død og eventuel konkurs
Aktiviteter hos kunden
Videoovervågning
Nummerpladeoplysninger
Følsomme personoplysninger (F.eks. race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsforhold, genetiske data, biometriske data, helbredsoplysninger seksuelle forhold eller orientering).

Hvor stammer dine personoplysninger fra?

I langt de fleste tilfælde modtager vi dine personoplysninger fra dig selv. Der vil dog være tilfælde, hvor vi modtager personoplysninger fra offentligt tilgængelige registre eller samarbejdspartnere.

Formål og retsgrundlag for behandling af personoplysninger

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

Løbende administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og din aftale med Silkeborg Forsyning.
Optimering af drift og sikring af forsyningssikkerheden i Silkeborg Forsyning.
Silkeborg Forsyning anvender videoovervågning som led i at opretholde sikkerhed for dig som kunde og vores personale.
Behandling af CPR-numre efter inddrivelsesloven med det formål at inddrive fordringer.
Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, kan det være til ét af følgende formål:
Modtage information om folkeregisteradresse, så vi kan fremsende post til den korrekte adresse
Udbetaling via nem-konto
Henvendelser via e-boks

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger er persondataforordningen, inddrivelsesloven og databeskyttelsesloven. Vi behandler kun dine personoplysninger i det omfang, som det er nødvendigt for at opfylde de formål, hvortil personoplysningerne er indsamlet.

Vi skal oplyse dig om vores retsgrundlag for behandling af dine personoplysninger, som er følgende:

Behandling af personoplysninger med henblik på opfyldelse af forsyningspligten

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (behandlingen er nødvendig for Silkeborg Forsynings overholdelse af sin retlige forpligtelse). Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f (behandlingen er nødvendig for markedsføring i forbindelse med udvidelse af forsyningsområde og/eller kundetilfredshedsundersøgelser med hensyn på mere tilfredse kunder).

Behandling af personoplysninger med henblik på opfyldelse af en aftale

Persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (behandlingen er nødvendig for Silkeborg Forsynings opfyldelse af en aftale.

Optimering af drift og forsyningssikkerhed

Persondataforordningens artikel 6, litra e og f hvad angår behandling af personoplysninger på grund af samfundets interesse eller fordi det er en legitim interesse (afvejningsregel). Silkeborg Forsyning anvender fjernaflæsningsmålere pga. ønsket om at optimere driften. Der sker en hyppigere indsamling af forbrugsdata med hensyn til at sikre dette formål.

Behandling af følsomme personoplysninger i forbindelse med afbrydelsessituationer

Persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra c om behandling af følsomme personoplysninger, der er nødvendig for at beskytte den registrerede eller en anden fysisk persons vitale interesser, hvis de ikke selv er i stand til at give et samtykke. Eller persondataforordningens artikel 9, stk. 2, litra f om, at behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan forsvares.

CPR-numre

Databeskyttelseslovens § 11 (behandlingen af personnummer som følge af lovgivningen)

Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer, vil der kun ske den behandling af CPR-nummeret, som samtykket omfatter. Ved inddrivelse er vores retsgrundlag lovbekendtgørelse nr. 29 af 12/01/2015 om inddrivelse af gæld til det offentlige, § 2, hvor vi kan indhente og behandle CPR-nummer på baggrund af samtykke samt i de situationer, hvor du dels ikke vil oplyse CPR-nummeret, dels hvor der er begrundet tvivl om rigtigheden af skyldnerens oplysning.

Videoovervågning

Hvis du besøger Silkeborg Forsyning eller vores øvrige lokationer, skal du være oplyst om, at vi foretager videoovervågning som led i at opretholde sikkerhed for dig som kunde og vores personale. Dette sker med hjemmel i persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra f samt tv-overvågningsloven. Vi har opsat skilte ved vores lokationer, hvor der oplyses om videoovervågning.

Samtykke

Vi indhenter dit samtykke, inden vi behandler dine personoplysninger, medmindre vi har et andet lovligt grundlag for at behandle dem, fx hvor behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af vores aftale med dig.

Du har ret til at trække dit samtykke til Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger tilbage, såfremt Silkeborg Forsyning baserer hele eller dele af sin behandling på samtykke.

Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke til Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger helt eller delvist tilbage, jf. persondataforordningens artikel 7. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil Silkeborg Forsyning ophøre med at behandle de personoplysninger, som du har tilbagekaldt dit samtykke i relation til, medmindre Silkeborg Forsyning er retligt forpligtet eller berettiget til at opbevare alle eller dele af dine personoplysninger. I så fald vil Silkeborg Forsyning kun opbevare de personoplysninger, som Silkeborg Forsyning er retlig forpligtet til, og vil slette øvrige personoplysninger om dig. Din tilbagetrækning af dit samtykke berører ikke lovligheden af den behandling, som Silkeborg Forsyning har foretaget, indtil din tilbagetrækning af samtykket.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til at tilbagetrække dit samtykke, kan du henvende dig til Silkeborg Forsyning via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor.

Korrekte og opdaterede personoplysninger

Personoplysningerne, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer derfor dine personoplysninger, hvis du beder os herom, eller vi bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte.

Vi beder dig også selv sørge for, at de personoplysninger, som vi har registreret om dig, er korrekte. Du kan opdatere dine kontaktoplysninger mv. via vores selvbetjeningsløsning på Silkeborg Forsynings hjemmeside.

Opbevaring af personoplysninger

Dine personoplysninger opbevares kun så længe, det er nødvendigt af hensyn til at opfylde Silkeborg Forsynings forpligtelser over for dig som kunde, og/eller for opfyldelse af relevant lovgivning, herunder særligt bogføringslovens regler om opbevaring af bogføringsmateriale i 5 år.

Er dine personoplysninger følsomme, jf. persondataforordningens artikel 9, opbevares de så længe, at dette er relevant og nødvendigt for det pågældende forsyningssted i forbindelse med en afbrydelse, samt så længe det er relevant og nødvendigt af hensyn til den enkelte kundes eller medarbejders sikkerhed.

Oplysninger om eventuelle lovovertrædelser slettes efter personoplysningerne er videregivet til relevante myndighed.

Videregivelse af personoplysninger

Vi videregiver dine personoplysninger i nødvendigt og relevant omfang til andre, såfremt vi er forpligtet hertil via lovgivning, eller til vores leverandører som led i, de skal levere en ydelse, som berører dig, f.eks. forbrugsoplysninger og faktureringsoplysninger. Herudover videregiver vi dine personoplysninger til samarbejdspartnere og koncernforbundne selskaber i overensstemmelse med de persondataretlige regler og som led i at fremme den grønne omstilling til gavn for dig.

I forbindelse med videregivelse af personoplysninger indgår Silkeborg Forsyning altid en databehandleraftale eller tilsvarende form for aftale, der skal sikre, at modtageren alene behandler personoplysninger i overensstemmelse med de persondataretlige regler.

Vi videregiver også dine personoplysninger til vores databehandlere, som vi altid indgår en databehandleraftale med.

Silkeborg Forsyning er dataansvarlig og databehandler for koncernens datterselskaber.

Sikkerhed

Dine personoplysninger er beskyttet hos os, og vi har en intern politik for behandling af personoplysninger.

Den indeholder interne instrukser og beskriver de foranstaltninger, som Silkeborg Forsyning har truffet, og som beskytter dine personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret videregivelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til disse personoplysninger.

Silkeborg Forsyning har procedurer for tildeling af adgangsrettigheder, som indebærer, at alene de medarbejdere, for hvem det er nødvendigt for udførelse af deres arbejdsopgaver, har adgang til dine personoplysninger. Vi laver løbende backup af vores datasæt for at undgå datatab.

Skulle der ske et persondatabrud, der resulterer i høj risiko for dine rettigheder, herunder for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil Silkeborg Forsyning oplyse om persondatabruddet så hurtigt som muligt i det omfang, som krævet i persondataforordningens artikel 34.

Overførsel til tredjeland

Hvis vi overfører dine personoplysninger til modtagere i et tredjeland, sker det kun, hvis det er et af EU godkendt land, eller hvis der foreligger et tilstrækkeligt overførselsgrundlag (fornødne garantier) forud for overførslen.

Dine rettigheder

Ret til indsigt i personoplysninger

Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger Silkeborg Forsyning behandler om dig.

På ethvert tidspunkt har du ret til at få oplyst, hvilke personoplysninger Silkeborg Forsyning behandler om dig, jf. persondataforordningens artikel 15. Adgangen kan dog være begrænset af hensynet til forretningshemmeligheder og/eller immaterielle rettigheder.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til indsigt, kan du henvende dig til Silkeborg Forsyning via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Berigtigelse eller sletning af personoplysninger

Du har ret til at få unøjagtige personoplysninger rettet eller slettet.

Hvis du mener, at de personoplysninger, som Silkeborg Forsyning behandler om dig, er urigtige eller ikke er korrekte, har du ret til at få dem rettet eller slettet, jf. persondataforordningens artikel 16 og 17.

Såfremt vi er enige med dig i, at de personoplysninger, som vi behandler, er urigtige eller ikke er korrekte, sletter eller korrigerer vi snarest muligt disse personoplysninger.

Sletning eller berigtigelsen vil dog ikke ske, såfremt Silkeborg Forsyning er retligt forpligtet til at opbevare alle eller dele af dine personoplysninger, eller det er nødvendigt at opbevare disse personoplysninger, for at et retskrav kan fastlægges eller forsvares. I så fald vil Silkeborg Forsyning kun opbevare de personoplysninger, som Silkeborg Forsyning er retlig forpligtet eller berettiget til og vil slette øvrige personoplysninger om dig.

Hvis du ønsker at gøre brug af retten til berigtigelse eller sletning, skal du henvende dig til Silkeborg Forsyning via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor og fortælle os, hvilke personoplysninger, som du mener, ikke er korrekte, eller hvilke personoplysninger, som du ønsker slettet. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse imod Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger.

Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelse imod Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger. Du kan ligeledes gøre indsigelse, hvis du mener, at dine personoplysninger bliver behandlet i strid med gældende regler eller det samtykke, som du har givet Silkeborg Forsyning, jvf. persondataforordningens artikel 21.

Hvis du ønsker at gøre indsigelse, kan du benytte via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor til at sende din indsigelse til Silkeborg Forsyning.

Er din indsigelse berettiget, vil Silkeborg Forsyning ophøre med at behandle personoplysninger eller dele heraf om dig. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Begrænsning

Du har ret til få begrænset Silkeborg Forsynings behandling af personoplysninger i visse situationer.

Du har ret til at få begrænset Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger i følgende tilfælde, jf. persondataforordningens artikel 18:

Mens Silkeborg Forsyning behandler en indsigelse, som du har gjort imod rigtigheden af de personoplysninger, som Silkeborg Forsyning behandler om dig eller imod lovligheden af behandlingen. Begrænsningen af behandlingen gælder indtil, at Silkeborg Forsyning har færdigbehandlet din indsigelse.
Silkeborg Forsyning’s behandling er ulovlig, men du ønsker ikke sletning af personoplysningerne, men derimod alene, at anvendelsen af personoplysningerne begrænses.

Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til begrænsning af behandling af personoplysninger, kan du via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor til at sende din anmodning til Silkeborg Forsyning. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jf. persondataforordningens artikel 12.

Dataportabilitet

Hvis vores behandling af dine personoplysninger baserer sig på samtykke eller en kontrakt, og vores be-handling er foretaget automatisk, har du ret til dataportabilitet.

Retten til dataportabilitet indebærer, at du har ret til at få tilsendt de personoplysninger, som du har op-lyst til os i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, som du har ret til at overføre til en anden tjenesteyder, hvis det er teknisk muligt, jf. persondataforordningens artikel 20.

Hvis du ønsker at gøre brug af retten til dataportabilitet, kan du henvende dig til Silkeborg Forsyning via kontaktoplysningerne nævnt ovenfor. Vi behandler og svarer på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse, medmindre anmodningens kompleksitet og omfang gør, at vi ikke kan svare inden for en måned. I så fald kan svarfristen blive op til 3 måneder i alt, jvf. persondataforordningens artikel 12.

Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet over Silkeborg Forsynings behandling af dine personoplysninger. Se mere på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk

Senest opdateret 1. juni 2024